विषय
एक रिसेप्शनिस्ट आमतौर पर पहला व्यक्ति होता है जिसे आप कार्यालय के वातावरण में प्रवेश करते समय देखते हैं। सार्वजनिक, निजी या स्वैच्छिक क्षेत्र में किसी भी संगठन में उनकी प्राथमिक भूमिका, मेहमानों के लिए पेशेवर रूप से संगठन का प्रतिनिधित्व करना है, प्रशासनिक कार्यों, समय-निर्धारण और अन्य कर्तव्यों के साथ प्रवेश-स्तर का समर्थन भी प्रदान करता है। रिसेप्शनिस्ट प्रशासनिक सहायता समारोह में रह सकते हैं या कॉलेज में नए स्नातक हो सकते हैं, कंपनी के आंतरिक कामकाज के बारे में जानने के लिए उत्सुक हैं, जिसमें वे रुचि रखते हैं।
प्रशासनिक
रिसेप्शनिस्ट के उद्देश्यों में से एक कंपनी के प्रशासनिक कार्य का समर्थन करना है। कार्यालय की आपूर्ति की व्यवस्था करने और अपने वरिष्ठों को आवश्यक आपूर्ति प्रदान करने के साथ-साथ दस्तावेजों की प्रतिलिपि बनाना, दाखिल करना और तैयार करना। यह इनकमिंग और आउटगोइंग मेल को भी हैंडल करता है।
ग्राहक सेवा
इस पेशे का मुख्य उद्देश्य ग्राहक सेवा है। एक रिसेप्शनिस्ट एक दोस्ताना, पेशेवर ग्रीटिंग के साथ फोन का जवाब देता है और कॉल को आंतरिक भागों में निर्देशित करता है। ग्राहकों और संभावित ग्राहकों से संचालन के घंटे, उपलब्ध उत्पाद, सेवाओं और शुल्क के बारे में सामान्य सवालों के जवाब देना भी एक रिसेप्शनिस्ट के कर्तव्यों के दायरे में है।
एक रिसेप्शनिस्ट के लिए एक और शब्द सूचना कार्यकर्ता है (टॉड वार्नॉक / लाइफसाइज़ / गेटी इमेजेज़)
अपॉइंटमेंट्स का प्रबंधन
रिसेप्शनिस्ट का एक और लक्ष्य कंपनी के लिए शेड्यूलिंग का प्रबंधन करना है। यह नए शेड्यूल, अपॉइंटमेंट और अपॉइंटमेंट्स में बदलाव सहित अपॉइंटमेंट शेड्यूल को मैनेज करता है। अच्छे संगठनात्मक कौशल और विस्तार पर ध्यान देना इस पेशेवर के लिए आवश्यक कौशल हैं।
अन्य कार्य
मीटिंग के लिए ऑफिस कॉफी, स्नैक्स और स्नैक्स तैयार करना और टीम के सदस्यों को कॉल करना अन्य रिसेप्शनिस्ट कार्यों के उदाहरण हैं। कुछ कार्यालयों में, रिसेप्शनिस्ट सामाजिक समिति के लिए धन एकत्र करते हैं, पार्किंग टिकट वितरित करते हैं, और सुबह पोस्ट करते हैं।